Aktiv formulieren, Passiv vermeiden: für verständliche, klare Texte im Business

„Ihr Antrag wird in den nächsten Wochen bearbeitet.“ – Ein Klassiker der Verwaltungssprache: klingt nach Warteschleife mit Fahrstuhlmusik, oder?
Anders die aktive Variante: „Frau Terli aus unserer Buchhaltung bearbeitet Ihren Antrag in den nächsten zwei Wochen.“

Zack – plötzlich gibt’s ein Gesicht, eine Verantwortung und vielleicht sogar einen direkten Draht für Rückfragen.

Das ist der Unterschied zwischen Passiv und Aktiv. Passive Sprache versteckt, wer handelt, und lässt Ihre Texte so lebendig wirken wie eine Anleitung für Staubsaugerbeutel.

Aktiv zu formulieren bringt hingegen Klarheit, Nähe und Verbindlichkeit – und zeigt, dass Sie Verantwortung übernehmen.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Sie das Passiv freundlich in Rente schicken (es darf hin und wieder noch arbeiten) und wie aktive Formulierungen Ihre Texte frisch und überzeugend machen.

Unklar, wer was tut – und wer überhaupt den Hut aufhat

Das Passiv beschreibt eine Handlung aus der Perspektive desjenigen, der sie erleidet. Deshalb nennt man es auch „Leideform“. Ziemlich treffend, oder?

Der „Sprachpapst“ Wolf Schneider ging noch weiter: Für ihn ist das Passiv die „entmenschlichte Form des Verbs“.

Klingt hart, aber er hat recht – im Passiv verschwindet der Mensch, der etwas tut, einfach aus dem Satz. Zurück bleibt ein anonymes Irgendwas, das irgendwas macht.

Das Ergebnis: Ihre Texte wirken schwammig und unverbindlich.

Das Gemeine: Wir greifen oft genau dann zum Passiv, wenn es für die Lesenden am wichtigsten wäre zu wissen, wer handelt.

Dann entsteht schnell der Eindruck: „Aha, hier will jemand keine Verantwortung übernehmen.“

Oder schlimmer noch: „Hier wird aktiv vertuscht, wer eigentlich zuständig ist.“

Zeit also, das Licht anzuknipsen und die Handelnden ins Rampenlicht zu stellen.

So geht’s aktiv – und deutlich überzeugender:
 
So geht’s aktiv – fünf Vorher-Nachher-Beispiele

Beispiel 1

Passiv: „Es wurde ein Dank an alle Dolmetscherbüros für ihren enormen Einsatz im Namen der Dienststellenleitung ausgesprochen.“
Die Formulierung verschleiert, wer den Dank ausgesprochen hat.

Aktiv: „Frau Graf dankte im Namen der Dienststellenleitung allen Dolmetscherbüros für ihren enormen Einsatz.“
Das macht die handelnde Person sichtbar, klingt lebendig und dadurch wertschätzend.
 
Beispiel 2

Passiv: „Nach Klärung und Bereinigung des Sachverhalts wurde die Überprüfung erneut durchgeführt.“
Hier ist völlig unklar, wer geprüft hat. Oft geht Passiv wie hier mit dem Nominalstil einher – das macht den Text noch sperriger.

Aktiv: „Wir haben den Sachverhalt geklärt und anschließend Ihre Zahlungen erneut überprüft.“
Der aktive Satz sagt eindeutig, wer gehandelt hat und in welcher Reihenfolge.

Beispiel 3

Passiv: „Der nächste Bahnhof wird in Kürze erreicht.“ Warum so sperrig und abstrakt?

Aktiv: „Wir erreichen den nächsten Bahnhof in wenigen Minuten.“
Die aktive Form klingt lebendig und schafft Nähe zwischen Sprecher und Publikum.

Geradezu sinnlos ist ein Passiv, wenn das Subjekt im Satz genannt wird. Warum nicht gleich aktiv schreiben?
 
Beispiel 4

Passiv: „Die Kantine darf von Ihnen ab 12 Uhr genutzt werden.“
Diese Formulierung zielt von hinten durch die Brust ins Auge. Aktiv und mit direkter Ansprache wirkt die Aussage viel klarer und einladend:

Aktiv: „Gern können Sie unsere Kantine ab 12 Uhr nutzen.“

Beispiel 5

Passiv: „Dort wurde sich zum Fall ausgetauscht und anschließend zum Grundstück gefahren.“
Besonders schwerfällig durch das „sich“ im reflexiven Verb: Wer tauscht sich aus und fährt zum Grundstück?

Aktiv: „Die Experten tauschten sich dort zum Fall aus und fuhren anschließend zum Grundstück.“


Wann das Passiv sinnvoll ist

Ganz abschreiben sollten wir das Passiv aber nicht – es hat durchaus seinen Platz.

a)    Wenn das „Erleiden“ im Vordergrund steht

Die Leideform ist genau dann hilfreich, wenn nicht die handelnde Person, sondern das Opfer oder der / die Betroffene im Fokus stehen soll:

• „Unsere Katze wurde von einem Auto überfahren.“
• „Christian wird oft wegen seiner langen Haare verspottet.“

Hier würde ein aktiver Satz den Blick vom eigentlichen Thema – dem Erleiden – weglenken.

b)    Wenn die handelnde Person unwichtig ist

Es gibt Situationen, in denen die handelnde Person für die Lesenden keine Rolle spielt. Typisch ist das in wissenschaftlichen Texten oder bei Berichten über Prozesse:

• „In der frühen Transformationsforschung wurde vor allem der Einfluss technischer Innovationen untersucht.“
• „Im Laufe der Zeit wurde diese Perspektive erweitert und Veränderungen wurden zunehmend als sozio-technischer Wandel beschrieben.“

Hier zählt der Ablauf oder die Entwicklung – nicht, wer genau daran gearbeitet hat.

Fazit

Bringen Sie Leben in Ihre Texte: Schreiben Sie aktiv, wer was tut! Passiv dagegen nur, wenn es wirklich passt – und dann ganz bewusst.

Herzlichst

Franziska Nauck und Nadja Buoyardane