Kommunizieren auf Augenhöhe – Was Sie dazu vom Finanzamt lernen können

„Deutschlands Finanzämter sollen künftig so kommunizieren, dass es ein durchschnittlich begabter Mensch auch ohne Wörterbuch versteht.“*
Was für eine großartige Nachricht! Denn für unser funktionierendes Gemeinwesen, ja für unsere Demokratie ist es essenziell, dass Verwaltungstexte von den adressierten Personen verstanden werden. Nur so ist Teilhabe möglich.

Die Meldung stand kürzlich in der Süddeutschen Zeitung, gefolgt von dem Satz „Das ist für alle Beteiligten eine Herausforderung.“ Nadja und ich können das bestätigen, da wir selbst regelmäßig Seminare zur „Modernen Sprache in der Verwaltung“ durchführen. Die Beharrungskräfte sind groß, der Wandel zäh.

Umso schöner, dass sich in den Finanzämtern nun etwas tut. Aber was genau? Im Artikel heißt es weiter:

“In Zukunft (…) werden die Behörden angewiesen, kurz, klar und allgemein verständlich mit den Steuerzahlern zu kommunizieren. Hinzukommen sollen eine freundliche, direkte Ansprache, der weitgehende Verzicht auf Fachausdrücke sowie eine logische Gliederung aller Schreiben in Kernaussage und Begründung.“

Hach, das ist Musik in unseren Ohren.

Ein Vorher-Nachher-Beispiel illustriert es:

Vorher

„Die für die vorstehend bezeichneten vermögenswirksamen Leistungen festgesetzten und ausgezahlten Arbeitnehmer-Sparzulagen werden hiermit zurückgefordert, weil (…) sich das maßgebliche zu versteuernde Einkommen nachträglich in der Weise geändert hat, dass die Einkommensgrenze des § 13 Abs. 1 des Fünften Vermögensbildungsgesetzes überschritten wurde, die angelegten vermögenswirksamen Leistungen nicht fristgerecht verwendet wurden oder über sie vor Ablauf der Sperrfrist verfügt wurde oder die für die vermögenswirksame Anlage geltenden Sperr-, Verwendungs- oder Vorlagenfristen verletzt wurden.“

Nachher

Die für Sie festgesetzten vermögenswirksamen Leistungen und die an Sie ausgezahlte Arbeitnehmer-Sparzulage fordere ich hiermit zurück. Begründung: Ihr zu versteuerndes Einkommen hat sich nachträglich in der Weise geändert, dass die maßgebliche Einkommensgrenze überschritten wurde. Sie haben die angelegten vermögenswirksamen Leistungen nicht fristgerecht verwendet.“

Okay. Lassen Sie uns analysieren: Was macht den zweiten Text verständlicher als den
ersten? Die Analyse hilft zu erkennen, an welchen Schrauben gedreht wurde.

Analyse

„Die für die vorstehend bezeichneten vermögenswirksamen Leistungen festgesetzten und ausgezahlten Arbeitnehmer-Sparzulagen werden hiermit zurückgefordert, weil (…) sich das maßgebliche zu versteuernde Einkommen nachträglich in der Weise geändert hat, dass die Einkommensgrenze des § 13 Abs. 1 des Fünften Vermögensbildungsgesetzes überschritten wurde, die angelegten vermögenswirksamen Leistungen nicht fristgerecht verwendet wurden oder über sie vor Ablauf der Sperrfrist verfügt wurde oder die für die vermögenswirksame Anlage geltenden Sperr-, Verwendungs- oder Vorlagenfristen verletzt wurden.“

Wir haben einen einzigen Satz mit sage und schreibe 71 Wörtern! Darin verbergen sich drei Hauptaussagen, die ich farblich voneinander abgehoben habe.

Wodurch wird dieser Satz noch unverständlich?

• Passiv und unpersönlich: „werden zurückgefordert“, alle Formulierungen mit „wurde/n“. So trete ich nichts ins Gespräch mit meinem Gegenüber und baue keine Beziehung auf. Ich entziehe mich meiner Verantwortung und zeige mich nicht als Ansprechpartnerin.
• Bandwurmsatz: Der ganze Zusammenhang wurde in einen Satz gepackt. Als Leserin kann ich zusehen, wie ich das aufgedröselt bekomme. Einmal lesen reicht da nicht.
• Überflüssige Partizipien und Adjektive; typisches Amtsdeutsch: vorstehend bezeichnet – kann ich ersatzlos streichen.
• Der Verweis auf das Gesetz stört hier den Lesefluss.
• Irrelevante Informationen: Der Textbaustein deckt alle in Frage kommenden Gründe ab; die adressierte Person muss sich dann aussuchen, was zutrifft. Damit mache ich es mir beim Schreiben leicht, den Lesenden aber umso schwerer. Adressiertengerechtes Schreiben funktioniert genau anders herum.

Was ist bei der überarbeiteten Version anders?

Die für Sie festgesetzten vermögenswirksamen Leistungen und die an Sie ausgezahlte Arbeitnehmer-Sparzulage fordere ich hiermit zurück. Begründung: Ihr zu versteuerndes Einkommen hat sich nachträglich in der Weise geändert, dass die maßgebliche Einkommensgrenze überschritten wurde. Sie haben die angelegten vermögenswirksamen Leistungen nicht fristgerecht verwendet.“

(3 Sätze: 16 / 18 / 9 Wörter)

• Kürzere Sätze (15 bis 20 Wörter sind ein guter Richtwert)
• Pro Satz nur eine Aussage: Dann lässt sich der Inhalt viel leichter erfassen.
• Persönliche Ansprache: für Sie, an Sie, Ihr zu versteuerndes Einkommen
• Aktiv formuliert: Sie haben … nicht fristgerecht verwendet. Das ist eine klare Aussage.
• Folgerichtig strukturiert: zuerst Entscheidung, dann Begründung; Doppelpunkt hilft dabei
• Konkret und präzise: Es werden nur die Gründe genannt, die in diesem Fall erfüllt sind. Informationen, die in diesem Fall nicht relevant sind, werden weggelassen.

Was hier fehlt: Der Verweis auf den Paragraphen. Das liegt vielleicht daran, dass die Süddeutsche hier nur einen Auszug herausgegriffen hat. Um dem Vorwurf zu begegnen, dies sei nicht rechtssicher formuliert, lässt sich der Verweis einfach am Ende anhängen, etwa so:

„Die rechtliche Grundlage für diese Entscheidung bildet § 13 Abs. 1 des Fünften Vermögensbildungsgesetzes.“

Unbestreitbar ist die zweite Variante deutlich klarer und ich weiß sofort, was Sache ist. Allerdings ist mir der zweite Satz mit der „dass-Konstruktion“ immer noch zu kompliziert. Ich würde die Sätze entsprechend den Farben abgrenzen:

Nachher 2

„Die für Sie festgesetzten vermögenswirksamen Leistungen und die an Sie ausgezahlte Arbeitnehmer-Sparzulage fordere ich hiermit zurück. Begründung: Ihr zu versteuerndes Einkommen hat sich nachträglich geändert. So wurde die maßgebliche Einkommensgrenze überschritten, da Sie die angelegten vermögenswirksamen Leistungen nicht fristgerecht verwendet haben.

Die rechtliche Grundlage für diese Entscheidung bildet § 13 Abs. 1 des Fünften Vermögensbildungsgesetzes.“

Quelle: * https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/steuern-finanzaemter-buerokratieabbau-1.590524