Im Sommer 2025 habe ich das Incident Response Team von G DATA Adan darin geschult, klare und verständliche Fachtexte und Analysen zu schreiben. Doch was hat IT-Security mit Schreiben zu tun? Mit Kira Groß-Bölting spreche ich darüber, warum Schreiben für die IT-Security wichtig ist, was die Weiterbildung für das Team bewirkt hat und wo das Unternehmen seit dem massiv Kosten einspart.
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Falls du lieber liest, haben wir hier das Transkript. Damit der Text leichter lesbar ist, haben wir ihn an einigen Stellen ein wenig geglättet.
Nadja Buoyardane (01:32)
Hallo, Kira, schön, dass du da bist. Wir haben uns hier getroffen, weil wir im Sommer eine Schreibweiterbildung zusammen gemacht haben. Also ich habe dich und dein Team geschult und das hat uns beiden so viel Spaß gemacht, dass wir gesagt haben: Hey, jetzt erzählen wir mal ein bisschen darüber. Erzähl ein bisschen von dir.
Kira Groß-Bölting (01:51)
Ich bin Kira Groß-Bölting und ich arbeite seit fast zehn Jahren bei G DATA Advanced Analytics in Bochum und davon jetzt seit ungefähr drei Jahren als stellvertretende Teamleitung für unser Notfalleinsatzteam und bin dort auch im Bereich Incident Response, speziell für das Thema Krisenmanagement, zuständig, habe aber auch alle anderen Teammitglieder noch so bisschen mit unter meinen Fittichen, gemeinsam in der Tandemführung mit meinem Head-of. Und wir sind tatsächlich über einige Themen gestolpert, die im Bereich Schreiben uns wirklich oft auf die Füße gefallen sind. Bis ich irgendwann gesagt habe: Mensch, da müssen wir doch irgendwas machen können! Und mich dann mit dem Thema Schreibtrainings beschäftigt habe.
Nadja Buoyardane (02:37)
Was macht ihr und wieso hat das was mit Texten zu tun bei euch?
Kira Groß-Bölting (02:41)
Wir schreiben tatsächlich relativ viel, auch wenn man es gar nicht so als erstes glauben mag. Alleine in der IT ist Dokumentation ein ganz, ganz großes Thema. Je mehr du aufschreibst, desto besser und klarer sind ja deine Prozesse und Strukturen dann auch dokumentiert. Auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden ist da ja ganz klar so ein Thema. Je mehr ich dann irgendwo niedergeschrieben habe, desto leichter ist es auch, neue Leute reinzuholen in das Team.
Aber wir haben auch wirklich viele Textarten an sehr unterschiedliche auch, die nach draußen gehen. Das fängt ja schon an mit dem Abschlussbericht, den wir nach jedem Vorfall formulieren und verfassen für unsere Kunden, damit sie noch einmal schriftlich haben, was haben wir jetzt wirklich gemacht, wo haben wir geholfen, was war das eigentliche Problem, wie sieht die technische Analyse aus, welche Maßnahmen sollten sie jetzt umsetzen.
Wir schreiben Handreichungen für unsere Bestandskunden nach Workshops, die wir mit denen machen. Also schreiben wir auch Workshops tatsächlich. Und dann geht es tatsächlich weiter, geht es auch weiter mit allen Sachen im Marketing. Die Website kommt fachlich-inhaltlich mit von uns. Dann schreiben wir Blogposts, wir machen Interviews, wir designen die Flyer zusammen mit unserer PR-Abteilung, Case-Studies und so weiter und so weiter.
In der IT-Security ist tatsächlich deutlich mehr schreiben als unsere Teammitglieder zum Teil gedacht hätten. Und diese unterschiedlichen Textarten und unterschiedlichen Ansprechpersonen beziehungsweise Zielgruppen waren wirklich ein großes Thema für uns.
Nadja Buoyardane (04:19)
Und was waren die Herausforderungen beim Schreiben?
Kira Groß-Bölting (04:24)
Ich würde sagen die größte Herausforderung, die wir haben, ja tatsächlich haben, wir arbeiten noch an dem Thema, ist diese Gradwanderung zwischen: Wie viel Fachlichkeit muss ich in einen Text einbringen, damit er noch die Expertise widerspiegelt, die wir für unsere exzellente Dienstleistung nach draußen transportieren möchten.
Aber auch: Wie wenig Fachlichkeit kann ich reinschreiben, damit er verständlich genug ist für die unterschiedlichen Zielgruppen. Dass wir wirklich hochfachliche Texte an sehr explizites technisches Zielpublikum schreiben, das ist bis auf unseren Blog eher die Ausnahme. Ansonsten schreiben oder adressieren wir tendenziell eher Fach- oder Publikum mit weniger Fachwissen oder so einen Misch aus IT-Leitungen und Geschäftsführungen.
Das ist die größte Herausforderung bei uns beim Schreiben: dass wir aus so unterschiedlichen Perspektiven kommen. Ich eher aus dem organisatorischen Bereich und das Team der Forensik eher aus dem sehr technischen Bereich. Da sind schon Welten aufeinander gecrasht. Dadurch, dass wir dann auch immer mit mehreren AutorInnen an den jeweiligen Sachen arbeiten. Wir haben alle ein unterschiedliches Verhältnis zu dem Ergebnis.
Also der Technik ist ein kleines bisschen egal, wie sie es formulieren. Sie wollen ihre Ergebnisse präsentieren. Und ich sag: Na ja, aber die Management Summary in jedem Bericht ist ja unser Aushängeschild. Weil die Geschäftsführung ist diejenige, die am Ende entscheidet, welches Unternehmen beauftragt wird und auch sagt, ob etwas gut oder schlecht gelaufen ist. Also müssen wir in den Texten natürlich auch unsere exzellente Arbeit widerspiegeln und auch für diese Zielgruppe sichtbar und verständlich machen.
Und das ist schon ein Punkt gewesen, an dem wir uns zwei Jahre lang immer wieder gerieben haben. Und wenn dann noch dazu kommt, dass es nicht so richtig klare Sprachregeln gibt und man nicht so gut unterscheiden kann zwischen, was ist jetzt schlechter Stil und was ist persönlicher Stil. Dann hat man das Chaos ein bisschen perfekt und der große Mehraufwand in Sachen Schreiben und Korrektur hat uns schon an vielen Stellen belastet.
Nadja Buoyardane (07:00)
Du sagst, ihr habt euch zwei Jahre lang daran gerieben. Gab es irgendeinen konkreten Auslöser, dass ihr gesagt habt: So, okay, jetzt reicht’s, jetzt brauchen wir eine Schreibweiterbildung?
Kira Groß-Bölting (07:14)
Ja, wir sind sehr ungeduldig, was Verbesserungen angeht. Wir haben insgesamt im Team sehr, viele Strukturen etabliert, wo wir uns zeitnah Feedback geben, wo wir uns zeitnah rückmelden, was gut und was schlecht lief, gerade in den Vorfallsbewältigungen. Und es kam eben zwei Jahren lang immer wieder das Thema Reporting auf und wie wir schaffen uns beim Schreiben zu verbessern.
Doch alles, was wir versucht haben umzusetzen und die Verbesserungsmaßnahmen, die wir versucht haben zu etablieren, haben zu keinem Erfolg geführt. Nach zwei Jahren habe ich gesagt: „Das reicht mir jetzt!“ und das Team hat auch gesagt: „Das reicht uns jetzt. Wir müssen irgendwas dagegen tun!“ Und dann habe ich Google befragt und festgestellt, es gibt Schreibtrainings, die man machen kann. Ja, dann gucke ich doch mal, ob da was dabei ist und habe wirklich viele angeschrieben.
Unter anderem war das Branchenverständnis, was du bzw. dann ihr schon mitgebracht habt, für mich ein sehr ausschlaggebender Punkt, mich für euch zu entscheiden. Und das Zweite, was mich sehr beeindruckt hat, war die Individualität des Workshops. Also, du hast genau verstanden, was ich gesagt habe, wo unsere Probleme liegen.
Auch wenn ich zum Teil selbst noch nicht so genau wusste, was das Thema ist, hast du das super mitgenommen und dann den Workshop perfekt an unsere Bedürfnisse angepasst.
Das hat mich sehr beeindruckt. Und dann auch deine Vorbereitung. Da hätte ich nicht mitgerechnet, dass du so viel Text angefragt hast, das ganze Zusatzmaterial, alles durchgearbeitet hast und dann auch noch den Workshop mit unseren eigenen Texten gespickt hast. Dass wir nicht nur hypothetisch an Sachen arbeiten, sondern wirklich genau an den Themen, an denen wir uns vorher so aufgerieben haben. Dass wir genau da dann konstruktiv und auch geleitet drauf gucken konnten, das fand ich richtig, richtig gut.
Nadja Buoyardane (09:16)
Ja, das freut mich. Also das ist ja unser Ansatz. Wir arbeiten immer an dem Material, das unsere Kunden brauchen, weil genau da sind ja die Probleme. Man muss genau wissen, wie man die Methoden und Techniken auf das eigene Material anwendet. Denn wenn wir nur Material aus der Schublade nehmen würden, dann ist das zwar ganz toll, aber ihr müsst auch üben, wie wirken sich die Techniken auf eure Texte aus. Wie klingt quasi diese neuere Sprache, diese klare Sprache bei eurem Thema?
Und wir hatten mehrere Termine, sodass ihr dazwischen immer an eurem eigenen Material geübt habt. Was ich ganz toll dabei fand, muss ich umgekehrt sagen, ihr habt euch dann im Team getroffen und quasi alleine weitergearbeitet. Magst du mal erzählen?
Kira Groß-Bölting (10:22)
Also das macht auch das Team für mich aus. Dass wir, wenn wir uns entscheiden, einen Lösungsweg einzuschlagen, den auch wirklich konsequent durchzuziehen. Ich glaube, dass Teile des Teams auf jeden Fall einige von den Techniken benutzen, um so einen bisschen kreativeren Einstieg ins Schreiben zu finden.
Und wir haben uns auf jeden Fall darauf fokussiert und konzentriert, diese super umständlich formulierte Fachsprache, die wir in unserem Bericht haben, ein bisschen aufzulösen. Verständlicher zu schreiben und da wirklich alte Templates rigoros aufzuräumen. Und das hat nicht nur eine Person gemacht, sondern da hat sich das ganze Team motiviert gefühlt in unterschiedlichen Teilen diese Anpassungen vorzunehmen.
Das war für uns ein ganz großer Punkt, weil wir durch dich endlich ein paar Leitlinien etablieren konnten, auf die sich alle committed haben.
Also es gibt überhaupt keine Diskussion mehr darum, was ist jetzt schlechter Stil, was ist persönlicher Stil, wie schreiben wir Dinge, nach welchen Regeln fassen wir Texte an. Sondern die sind für uns ganz klar gesetzt jetzt und damit haben wir endlich eine objektivere Diskussionsgrundlage, wenn wir über Texte sprechen.
Und ich muss sagen: Die Textqualität hat sich in meinen Augen massiv verbessert. Ich habe an vielen Stellen deutlich weniger Korrekturaufwand. Es gibt deutlich weniger Druck für mich, dass ich alle Texte sehen und lesen will, die wir veröffentlichen – so wie ich das früher gemacht habe. Und dann ist mein Vertrauen in das Team ein ganzes Stück gewachsen und auch bestätigt gewachsen, dass da die Inhalte jetzt so transportiert werden wie wir uns gemeinsam darauf geeinigt haben.
Wir haben auch eine sehr gute Feedbackkultur für Texte etablieren können, weil du uns da gezeigt hast: Wie nutze ich aktiv Feedback? Was heißt eigentlich Feedback geben bei Texten? Unser Verständnis davon war, glaube ich, vorher sehr unterschiedlich und zum Teil viel zu fokussiert.
Sondern dass Feedback für Texte sich eigentlich auf einer etwas höheren Ebene bewegt und man gar nicht sagt: „Also diesen Satz, schreib das doch bitte jetzt so und so und so!“ Sondern dass wir uns anhand der Leitlinien ein besseres Feedback geben können und sagen „Hey, du hast hier die Regel 1 nicht richtig eingehalten oder schreib es bitte bisschen verständlicher, der Satz wirkt sehr kompliziert, ich kann ihm schlechter folgen.“ Oder „Ich kann das Ziel deines Satzes oder des Absatzes nicht richtig verstehen. Willst Du noch mal darüber nachdenken?“
Und damit hat sich jetzt auch wirklich die Korrekturzeit deutlich verringert bei uns, weil man nicht mehr so in die Tiefe des Textes einsteigt und sich selbst irgendwelche Formulierungen ausdenkt, was dann natürlich für die AutorInnen, sag ich mal, auch nicht so eine schöne Rückmeldung ist, wenn man ständig alle Sätze neu geschrieben bekommt, obwohl man was ganz anderes damit rückmelden will.
Das führt dann auch schon dazu, dass die Leute sich nicht mehr so wohlfühlen mit Schreiben, weil sie dann auch das Gefühl haben „Na, dann kann ich es auch gleich sein lassen, wenn mir jemand den Text neu umschreibt.“ An vielen Stellen war ich dieser jemand, das sag ich auch ehrlich.
Auch geholfen hat, dass man sich durch die Regeln deutlich fokussierter in diese Richtung bewegen kann und nicht einfach nur sagen kann „Denk bitte nochmal drüber nach.“ Oder jemand anders kann dann auch sagen „Hier hast du die Regeln, auf die wir uns geeinigt haben, nicht so gut umgesetzt. Guck noch mal, dass du es bisschen umformulierst.“
Nadja Buoyardane (14:18)
Und du hast gesagt, ihr entwickelt euch kontinuierlich weiter; auch nach der Weiterbildung. Du hast gerade das Wort Wohlfühlen gesagt. Was hat sich auch im Gefühl bei euch verändert?
Kira Groß-Bölting (14:39)
Es ist deutlich weniger Frust. Also wir haben den Frust, den Schreiben bei uns produziert hat, massiv reduzieren können damit. Also dass man überhaupt das theoretische Verständnis von Texten bekommen hat. Also: wie baut man den Text auf, in welchen Phasen passiert das.
Dann auch im ersten Schritt zu lernen, den inneren Kritiker runterzudrehen und in der ersten Entwurfsphase erstmal wirklich nur zu schreiben, ohne darüber nachzudenken „Ist das jetzt schon richtig, habe ich das schon perfekt gemacht?“
Weil es muss noch gar nicht perfekt sein, sondern es geht darum erstmal überhaupt einen Entwurf zu machen und dann in die Feingliederung überzugehen. Das hat, glaube ich, viel Druck rausgenommen aus dem Schreibprozess selber.
Und es hat auch viel Frust rausgenommen, dass, wenn man um Feedback bittet, man jetzt sagen kann, dass man erst mal nur in die erste grobe Richtung unterwegs ist. Dass man jetzt genau sagen kann: Der Text ist noch in dieser Orientierungsphase und ich frage noch nicht Feedback für einen fertigen Text an.
Sodass wir da mehrere Ebenen etabliert haben, wo man ganz aktiv Feedback nutzt und sagt: „Hey, das ist mein Entwurf, kannst du mal gucken, ob er in die richtige Richtung geht? Verstehst du, was die Ausrichtung sein soll? Oder sagst du, die Gliederung muss ich nochmal ein bisschen umbauen, weil vielleicht das inhaltlich noch nicht in einer logisch aufbauenden Reihenfolge ist? Und es in sich zwar meinem Kopf sinnvoll angehört hat, aber in deinem vielleicht jetzt noch nicht so.“
Und dann geht man erst an die Feingliederung und hat nicht diesen Frust, dass man schon super viel Energie und Ressourcen und Gehirnschmalz in einen Text investiert hat und dann die Rückmeldung bekommt „Ich verstehe überhaupt nicht, was du meinst.“ Oder dass es dann sehr negatives Feedback gibt, weil vielleicht in dem Moment die Ausrichtung noch nicht ganz so gut geklappt hat.
Deswegen steht bei uns tatsächlich das Gefühl „Frustreduzierung“ auf Platz Nummer eins, was die Gefühlswelt angeht. Und dann auch ein bisschen mehr Leichtigkeit reinzubekommen. Dass man von dieser Ernsthaftigkeit ein bisschen was verliert und abmildert, sodass Schreiben auch ein bisschen mehr Spaß macht. So dass man sich auch mal motiviert fühlt, bisschen was anderes zu schreiben als nur einen Abschlussbericht.
Das merke ich auch. Also das Team ist deutlich offener an einigen Stellen was zum Beispiel Vorträge angeht oder sich auf Veranstaltungen zu bewegen. Das würde ich schon sagen, dass da es dem Team jetzt auch bisschen leichter fällt.
Nadja Buoyardane (17:39)
So wie das klingt, kam der Anstoß ein bisschen durch die Schreibwertebildung. Also dass sich das so geöffnet hat, dass man auch sagt: „Es muss jetzt am Anfang nicht perfekt sein, ich kann ja dran arbeiten“ und dass man dann eben auch sagen kann „Ich kann das dann aber auch präsentieren. Ich merke, es fällt mir leichter, mich auszudrücken, zu kommunizieren mit anderen.“
Kira Groß-Bölting (18:02)
Ja, da ist dieser Perspektivwechsel, der passiert ist in dem Workshop, dass man sowohl mehr Rücksichtnahme und Sensibilität für die Perspektiven im Team bekommen hat, als auch für die Perspektive vom Außen. Also das hat uns auf jeden Fall auch geholfen, den Kopf ein bisschen flexibler zu bekommen und aus diesen eingefahrenen Situationen, aus denen wir uns in den Schreibworkshop reinbewegt haben, uns da wieder ein bisschen mehr rauszulösen und bewegungsfähiger zu werden.
Nadja Buoyardane (18:41)
Wunderbar, Herzlichen Dank. Zum Schluss habe ich noch eine Frage. Wenn du jetzt jemandem einen Rat geben würdest oder einem anderen Unternehmen, würdest du sagen, wenn ihr an einer ähnlichen Stelle seid: Macht eine Schreibweiterbildung, es bringt euch weiter. Oder was ist dein Feedback?
Kira Groß-Bölting (18:59)
Das kann ich auf jeden Fall empfehlen. Also merkt man ja vielleicht meinen kleinen Werbeeinsatz hier. Ich bin wirklich überzeugt davon, was du und ihr für uns gemacht habt.
Das ist ja nicht nur das Wohlfühlen an dieser Stelle, sondern gerade wenn man sich jetzt auch auf die Management-Ebene bewegt:
Es hat massiv Kosten bei uns reduziert. Also unsere Aufwände für Korrekturschleifen – Wir haben teilweise drei, vier, fünf Korrekturschleifen gemacht, bis alle Beteiligten nicht zufrieden, aber irgendwie akzeptabel mit Sachen waren. Dass der Frust und die Reibungspunkte im Team sich reduziert haben, sodass auch diese Diskussionen massiv abgenommen haben. Damit haben wir mehr Zeit, uns auf die richtigen und wichtigen Dinge bei uns zu konzentrieren und müssten uns nicht mehr nur damit beschäftigen, wie ist denn jetzt dieser Text.
Die Schreibzeiten haben sich reduziert. Weil mit diesen klareren Stilregeln und auch den Kreativtechniken, wie man ins Schreiben einsteigt, ist auch dieser Prozess ein ganzes Stück verschlankter geworden. Also wir sparen damit Geld. Das ist jetzt nicht nur, dass wir uns besser fühlen damit, sondern wir sparen auch einfach Geld.
Nadja Buoyardane (20:24)
Das ist tatsächlich immer das, was Franziska und ich, was wir auch sagen. Wir sind überzeugt, dass unsere Weiterbildung den Unternehmen Geld sparen.
Einfach weil wir Zeit sparen und weil wirklich viele Sachen klarer werden und auf der Kundenseite natürlich dann auch besser verstanden wird „Worüber schreiben die da überhaupt?“
Ich finde das natürlich schön, das mal wirklich ausgesprochen zu hören. „Ja, wir haben einfach die Zeiten reduziert und dadurch sparen wir Geld“ und dadurch kommt das Geld, das man natürlich für die Schreibweiterbildung erstmal aufwenden muss, auch wieder rein. Und zwar mehrfach im Laufe der Zeit.
Kira Groß-Bölting (21:07)
Auf jeden Fall, wir haben ja den Workshop mit fast zehn Personen tatsächlich auch bei dir gemacht. das war ja schon das Ausreizen der Teilnehmendenzahl, aber das war unser gesamtes Team und dadurch, dass auch alle dann mit dabei waren und man gegenseitig noch mal drauf geguckt hat, hat es auch im Teamgefüge auch wirklich viel bewegt, weil man es nicht über Hörensagen gemacht hat, sondern sich gemeinsam die Zeit genommen hat, an diesem Thema zu arbeiten und das zeigt für mich auch nochmal: Also diesen Wert haben wir diesem Thema auch wirklich beigemessen.
Das fand ich einen ganz witzigen Kommentar von dir, dass du dich so gefreut hast, dass wir immer so überpünktlich sind. Weil wir haben uns ja entschieden, dieses Geld zu investieren bei euch und diesen Workshop zu machen und dann erwarte ich auch an der Stelle, von mir und meinem Team, und natürlich auch von euch, dass wir gemeinsam die Zeit bestmöglich nutzen und das heißt, wir kommen pünktlich.
Nadja Buoyardane (22:07)
Ja, es war nicht nur pünktlich, sondern auch vor allem, dass eure Texte so pünktlich kamen. Das fand ich wunderbar, weil es umgekehrt natürlich mir auch immer am meisten Spaß macht, wenn ich merke, da sind die Teilnehmenden mit dem Herzen dabei. Die wollen was bewegen. Und die wollen was verändern. Und dann können wir natürlich auch am meisten anstoßen. Und das hat mir so viel Spaß gemacht. Ich hatte eure Texte – und in unseren Texttrainings, da sind wir reingegangen ins Detail und konnten dann auch wirklich große Schritte machen gemeinsam.
Kira Groß-Bölting (22:47)
Ja, das kann ich bestätigen. Ich sehe das jeden Tag, was da sich rausbewegt hat, tatsächlich.
Nadja Buoyardane (22:56)
Wunderbar. Kira, herzlichen Dank für dieses Gespräch.
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