Wir müssen reden! Besonders dann, wenn wir Dinge verändern wollen.
Dies finden wir so wichtig, dass wir heute einmal nicht darüber schreiben, wie Sie möglichst klar und überzeugend schreiben. Stattdessen plädieren wir heute mal fürs Miteinander-Reden.
Zu häufig werden Veränderungen über reine Anweisungen kommuniziert, ohne die Beteiligten einzubeziehen. Warum dies nicht oder zu langsam zum gewünschten Ziel führt, beleuchten wir in diesem Text.
Dazu eine Situation, die ich, Franziska, kürzlich erlebt habe: Drei engagierte Menschen treffen sich mit einer Mitarbeiterin aus der Stadtverwaltung und einem Kommunalpolitiker. Gemeinsam diskutieren sie, wie sich der CO2-Ausstoß durch eine serielle energetische Sanierung der Bestandsgebäude in Frankfurt am Main schnell und wirksam reduzieren lässt. Das Gespräch ist konzentriert, lösungsorientiert und ergiebig für alle. Ein Nachfolgetermin wird in Aussicht gestellt.
Im Anschluss passiert jedoch etwas Bemerkenswertes. Während die drei Bürger:innen ihre Sachen zusammenpacken, sagt der Politiker zur Verwaltungsmitarbeiterin: „Ungewöhnliche Konstellation, Frau XY!“ Frau XY stimmt ihm zu.
Die anderen drei schauen sich verwundert an: Warum ist es ungewöhnlich, dass ein Politiker und jemand aus der Verwaltung an einem Tisch sitzen? Schließlich soll die eine Seite ausführen, was die andere beschließt.
Wie Veränderung gelingt und die Rolle der Kommunikation dabei
Wer etwas verändern will, muss unterschiedliche Interessen und Blickwinkel berücksichtigen und Positionen ausgleichen. Laut der Change-Beraterin Alexandra Schichtel ist Kommunikation dabei „derHebel, der die Betroffenen zu Veränderung bewegt!“* Durch Kommunikation wirken die Beteiligten aufeinander ein, verständigen und organisieren sich.
Kommunikation kommt von communicare (lateinisch) und heißt teilen und mitteilen. In seiner Grundbedeutung heißt es aber auch: teilnehmen lassen und gemeinsam machen. Wer etwas miteinander machen möchte, muss also miteinander reden, Informationen, Wissen und Erfahrung austauschen.
Zurück zu unserem Beispiel: Die Parteien in Frankfurt haben in ihren Koalitionsvertrag viele gute Ideen und Ziele geschrieben, mit denen die Stadt schnellstmöglich klimaneutral werden soll.
Darin steht etwa:
„Ein wichtiger Pfeiler, um Frankfurt bis 2035 klimaneutral zu gestalten, ist die klimaneutrale bzw. deutlich klimafreundlichere Sanierung aller städtischen Gebäude sowie der privaten Wohn- und Gewerbegebäude. Um in großem Umfang CO2-Emissionen einzusparen, werden wir als Stadt Vorreiterin sein und die Eigentümer*innen dabei unterstützen, energieeffizientere Heizungen einzubauen, die Gebäudehüllen besser energetisch zu dämmen und Heizkraftstoffe aus klimaneutralen oder klimafreundlicheren Quellen zu nutzen.**
Das sind die Beschlüsse der Politik. Um diese aber umzusetzen, muss die städtische Verwaltung tätig werden: Sie muss zum Beispiel geeignete Förderprogramme auflegen, die die Finanzierung solcher Maßnahmen ermöglichen, und dies in einem sehr hohen Tempo.
Verwaltung und Politik müssen daher einen Weg finden, wie sie die Veränderungen fix umsetzen und Verwaltungsprozesse schneller, effizienter und bürgerfreundlicher machen. Sonst ist das politische Ziel, Klimaneutralität bis 2035, nicht zu schaffen.
Und dazu müssen sie miteinander reden – und nicht nur über Anweisungen und Vorschriften kommunizieren.
Top-Down-Kommunikation: Anweisung erfüllt – Veränderung verfehlt
Diese Szene aus Politik und Verwaltung können Sie auf viele andere Bereiche übertragen, etwa auf:
Reine Anweisungen erzielen keine wirkliche Veränderung – und falls doch, dann viel langsamer als möglich.
Ein Beispiel, das dies noch etwas plastischer macht: Die Eltern möchten, dass das Kind sein Zimmer aufräumt. Die Vorgabe: Bis 18 Uhr sollen die Kleider vom Fußboden verschwunden und der Schreibtisch ordentlich sein. Reaktion des Kindes: lautstarker Protest.
Dennoch: Die Eltern schauen abends ins Kinderzimmer und, voilà, Boden und Schreibtisch sind aufgeräumt. Die Anweisung wurde also erfüllt.
Aber hat das Kind damit auch den Sinn der Anweisung verstanden? Der Blick in die Schubladen und Schränke lässt diese bezweifeln: Hier sieht es nämlich weiterhin wüst aus.
Ein Indiz dafür, dass die Top-Down-Kommunikation nur zu einer oberflächlichen, nicht aber zu einer echten Veränderung führte. Dafür bräuchte es einen gleichberechtigten Dialog – genauso wie in unserem Beispiel aus der Politik.
Wer Dinge grundlegend verändern will, muss mit den Beteiligten reden
Hinter unserem Wunsch nach Kommunikation stecken laut Schichtel* vier Bedürfnisse:
Schauen wir uns an, inwieweit diese Bedürfnisse erfüllt werden, wenn wir nur über Anweisungen kommunizieren.
1. Anweisungen geben Orientierung über die Richtung des Handelns. Sie machen deutlich, wie Dinge zu handhaben sind. Aber: Hier findet „Kommunikation“ nur in eine Richtung statt: von oben nach unten. Feedback und Rückkopplung sind hier nicht vorgesehen. Entscheidungen werden nicht erklärt oder eingeordnet. Die, die es umsetzen sollen, werden nicht gefragt oder mitgenommen. Daher nennt man diese Art auch Top-down-Kommunikation.
Okay, das Bedürfnis nach Orientierung wird mit diesem Ansatz befriedigt. Aber mal ehrlich: Wie motiviert setzen Sie etwas um, wenn Sie nicht wirklich daran beteiligt werden?
2. Probleme lösen: Ohne persönliche Gespräche mit denjenigen, die die „Anweisungen“ umsetzen sollen, kommt es häufig zu Lösungen, die nicht praxistauglich oder zu Ende gedacht sind. Lösungen, die nur scheinbar das Problem lösen (siehe das „ordentliche“ Kinderzimmer) – und die oftmals am (passiven) Widerstand der anderen Akteure scheitern.
Ohne echte Kommunikation können wir nicht von den alltäglichen Erfahrungen der Beteiligten profitieren, um Schwachstellen zu erkennen. So führt mangelnde Kommunikation sogar dazu, dass wir Fehler wiederholen oder gar Probleme schaffen, statt sie zu lösen.
3. Das Zwischenmenschliche: Wir Menschen sind soziale Wesen. Wir brauchen Anerkennung und Akzeptanz. Im persönlichen Gespräch können wir Wertschätzung für die Position, die Arbeit, die Leistung unseres Gegenübers zeigen. Das motiviert, unsere Kräfte und Ideen zu bündeln.
Umgekehrt ist es so: Je weniger die Menschen miteinander reden, umso mehr verfestigen sich Vorbehalte, Schubladendenken und oft sogar Misstrauen. Miteinander zu reden ist der beste Weg, um Vertrauen zu schaffen und zu erkennen, wie viel sich gemeinsam stemmen ließe.
4. Natürlich kann ich, wenn ich in der Machtposition bin, über bloße Anweisungen andere Menschen zu bestimmten Handlungen veranlassen. Aber vermutlich kennen Sie den Unterschied zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation. Wenn ich etwas aus eigenem Antrieb mache, dann bin ich „intrinsisch“ motiviert. Mache ich es, weil jemand mir eine Belohnung verspricht oder Sanktionen androht, dann bin ich „extrinsisch“ motiviert. Überlegen Sie selbst, mit wie viel mehr Leidenschaft und Energie Sie etwas angehen, wenn Sie es aus eigenem Antrieb tun.
Durch Kommunikation können Sie Menschen überzeugen, warum etwas sinnvoll ist – und so wirklich etwas verändern.
Indem wir miteinander reden, bleiben wir in Kontakt und können uns in andere Perspektiven hineindenken und einfühlen. Das Ergebnis: Wir handeln pragmatischer, haben mehr Verständnis für die verschiedenen Blickwinkel und Interessen, wir stärken Wertschätzung und Vertrauen, handeln schneller, kreativer und wirkungsvoll.
Hier noch die Quellen:
*Alexandra Schichtel, Change Management für Dummies, 2. ergänzte Auflage, Wiley-VCH 2016, S. 40 ff., S. 235 ff.
**Koalitionsvertrag der Frankfurter Stadtregierung, Zeile 1142–1147, Download hier: https://gruene-frankfurt.de/page/koalitionsvertrag
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